Пример заполнения результатов внутреннего финансового контроля

Приложение N 7. Рекомендуемый образец отчета о результатах внутреннего финансового контроля

Приложение N 7
к Порядку организации
и осуществления Министерством
сельского хозяйства Российской
Федерации внутреннего финансового
контроля, утвержденному приказом
Министерства сельского хозяйства РФ
от 22 сентября 2016 г. N 422

(рекомендуемый образец)

Количество контрольных действий

Количество выявленных недостатков (нарушений)

Сумма бюджетных средств, подлежащая восстановлению

Сумма восстановленных бюджетных средств

Количество предложенных мер по устранению недостатков (нарушений), причин их возникновения, заключений

Количество принятых мер, исполненных заключений

Количество материалов, направленных в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в финансово-бюджетной сфере, правоохранительные органы

2. Контроль по уровню подчиненности

3. Контроль по уровню подведомственности

4. Смежный контроль

Руководитель структурного подразделения Министерства сельского хозяйства Российской Федерации

«___» ________________ 20___ г

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля —специальный документ, заполняемый в рамках исполнения требований ст. 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ. Как выглядит и заполняется этот журнал, расскажет наша статья.

Для чего предназначен журнал учета результатов внутреннего финансового контроля

Журнал внутреннего финансового контроля (ЖВФК) предназначен для отражения (п. 17 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля, утв. приказом Минфина России от 07.09.2016 № 356):

  • информации об обнаруженных недостатках и (или) нарушениях при исполнении бюджетных процедур;
  • данных о бюджетных рисках;
  • предложений по их устранению.

Таким образом, в ЖВФК находят отражение результаты исследования правомерности проведенных бюджетными учреждениями финансово-хозяйственных операций и качество их осуществления, оказывающее непосредственное влияние на эффективное использование бюджетных средств.

Знакомьтесь с особенностями организации системы ВФК с помощью материала

Кадровое обеспечение ВФК.

В зависимости от размера БУ и его финансовых возможностей выполнять функцию ВФК могут служба ВФК, сотрудник по ВФК, комиссия по ВФК. Отметим, что руководители любого уровня выполняют контрольные функции, в этом их отличие от рядового персонала. Поэтому если у БУ нет возможности вменить осуществление ВФК в исключительном порядке отдельным лицам (подразумевается, что сотрудник или служба ничем, кроме контроля, не занимаются), то в локальных актах по ВФК следует особо прописать роль руководителей структурных подразделений во ВФК. У ряда подразделений БУ есть четко выраженные контрольные функции, что способствует более легкому их встраиванию в систему ВФК. Например, юридический и кадровый отделы на этапе заключения договоров проводят предварительный контроль, а бухгалтерия осуществляет текущий контроль на основании расчетных документов.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Служба ВФК в отличие от других структурных подразделений БУ осуществляет контроль за контролем, то есть проверяет, как работают контрольные механизмы, а если они отсутствуют или недостаточны, то налаживает их. Служба ВФК осуществляет контроль без выполнения иных, исполнительских функций, что обеспечивает ее независимость.

Журнал для бюджетников и коммерсантов одинаковый?

Для отражения итогов ВФК в коммерческих структурах может использоваться не только журнал, но и иной регистр. Вид его определяется внутренним локальным актом. Например, положением о внутреннем контроле в ООО или ПАО может утверждаться форма журнала внутреннего финансового контроля или форма другого документа (реестра, регистра, свода), составляемого по итогам контрольных мероприятий. Состав информации и структуру такого документа (регистра) разрабатывает сама компания исходя из своих внутрифирменных задач и потребностей.

В отдельных случаях форма, вид и порядок заполнения подобного регистра закреплены законодательно. К примеру, для бюджетных структур форма журнала, правила его составления и ведения приведены в приложении № 4 к приказу Минфина РФ от 07.09.2016 № 356, разработанному в целях исполнения ст. 162.2-1 Бюджетного кодекса.

Оценить потребности

В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля. Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.

Можно проводить несколько видов контроля:

  1. Предварительный контроль позволяет оценить правомерность и экономическую целесообразность планируемых операций. На этом этапе проверяют договоры, соотносят будущие затраты с планом финансово-хозяйственной деятельности и пр.
  2. С помощью текущего контроля учреждение отслеживает, как реализуются операции, насколько эффективно тратятся выделенные средства, анализирует качество ведения бюджетного учета, подготовки отчетности и пр.
  3. Последующий контроль подразумевает анализ документации, инвентаризацию, подготовку отчетов и иные контрольные мероприятия.

Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.

Оформить документы

Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции. Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля. В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.

Читайте так же:  Как подать жалобу в налоговую инспекцию анонимно

Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля.

Мероприятия и действия по ВФК.

Форма мероприятия

Контрольное действие

Получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных

Осмотр, опрос, получение объяснений, инвентаризация, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных

Осмотр, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности)

Видеонаблюдение и фотофиксация, сбор и использование информации (отчетности)

Осмотр, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности)

Осмотр, видеонаблюдение и фотофиксация, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных

Что учесть при заполнении журнала и где можно скачать его форму

Составление и ведение ЖВФК регламентировано пп. 40–46 Методических рекомендаций Минфина (утв. приказом № 356), включающими следующие требования и рекомендации:

  • организационные требования — обязанности по оформлению, учету и обеспечению сохранности ЖВФК возлагаются на подразделение, отвечающее за выполнение внутренних бюджетных процедур;
  • требование непрерывности отражения информации — заполнение ЖВФК производится на основании полученных от проверяющих лиц данных;
  • требование соблюдения конфиденциальности информации — ведение ЖВФК производится с учетом ограничений, установленных законодательством РФ относительно сведений, составляющих гостайну;
  • форма ЖВФК и порядок его оформления — рекомендовано применять форму журнала и схему его заполнения, указанные в приказе № 356 (приложение № 4);
  • требование к последовательности записей — информация отражается в хронологическом порядке по мере совершения контрольных действий;
  • требование к оформлению — ЖВФК формируются и группируются в хронологическом порядке;
  • требования к хранению — требуется защитить информацию от незаконных исправлений.

Форму журнала учета результатов внутреннего финансового контроля вы можете скачать на нашем сайте.

О применяемых в хозяйственной деятельности разнообразных формах журналов узнайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как заполнить журнал (на примере казенного учреждения)

В процессе ВФК проверяются конкретные процедуры: порядок ведения бухгалтерского учета, составление и представление отчетности, исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности.

Оформлению журнала в бюджетном учреждении предшествуют такие мероприятия, как оценка бюджетного риска и оформление специальных карт, которые заполняются по процедурам с высоким и средним уровнем риска.

Ниже приведен образец записей в журнале внутреннего финансового контроля на примере казенного учреждения:

По результатам ВФК, отраженным в журнале и иных завершающих контроль документах, принимаются соответствующие решения, направленные на недопущение в будущем выявленных нарушений, повышение исполнительской дисциплины и т. д.

Журнал финансового контроля предназначен для обобщения информации по результатам контрольных процедур в рамках финансового контроля. В нем отражаются вид проверяемой учетной операции, выявленные нарушения, причины их возникновения, ответственные исполнители и т. д. Состав и структуру этого регистра коммерческие предприятия определяют сами, а для бюджетных организаций они предусмотрены в отдельном приказе.

Еще больше материалов по теме в рубрике «Аудит».

Как организовать внутренний финансовый контроль

Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.

Порядок организации ведения журнала

Проверки могут быть плановыми (на основе карты контроля) и внеплановыми (при получении обращений и информировании о нарушениях в бюджетной сфере учреждения), которые проводятся на основании приказа руководителя. Порядок проведения внутреннего финансового контроля и аудита формируется для каждого хозяйствующего субъекта, в том числе и государственных структур на основе рекомендаций и утверждается приказом.

Основой для проведения соответствующих контролирующих мероприятий является составляемая карта проведения контроля (по каждому подразделению), актуализируемая до начала года, где отражаются:

  1. проводимая операция
  2. назначенное ответственное за операцию должностное лицо
  3. периоды проведения операции
  4. назначенное ответственное за контроль должностное лицо
  5. используемые методы контроля (самоконтроль, контроль по уровню подчиненности, смежный контроль)
  6. периоды проведения операции контроля
  7. способы контроля (сплошной или выборочный)

Таким образом, карта контроля определяет порядок проведения внутренних контролирующих мероприятий.

Ответственность за проведение контроля

В ходе проведения внутреннего контроля предполагается осуществление такого контроля и должно регулировать:

  • разработку, согласование и утверждение карт внутреннего финансового контроля
  • проведение контроля, учет и хранение журналов в качестве документа отчетности
  • формирование и сдачу отчетов о результатах контроля

Финансовый контроль в бюджетных учреждениях является важной частью проверки расходования бюджетных средств, поэтому для этой цели должны быть назначены должностные лица, ответственные за проведение процедуры внутреннего контроля. Как правило, ответственными лицами являются сотрудники управления, связанные с документооборотом, экономической, бухгалтерской и отчетной сферой деятельностями.

Хранение журналов контроля

Журналы учета результатов составляются и сшиваются в хронологическом порядке. На обложке журнала должно быть указано:

  • ответственное структурное подразделение
  • наименование и номер папки
  • период (дата начала и окончания ведения журнала)
  • число листов

Хранить журналы результатов контроля необходимо для обеспечения защиты от исправлений, потери информации и сохранность документов в целом. Хранение журналов производится ответственным за их формирование лицом.

Читайте так же:  Недоимок и задолженности по налогам

Ошибка в назначении лиц, ответственных за контроль

В ходе организации контроля необходимо назначить ответственных лиц, т.к. контролировать деятельность необходимо, но финансирование ограничено, поэтому распределяют контрольные функции между сотрудниками отделов. Только необходимо исключить из состава членов комиссии лиц, которые работал непосредственно с контролируемыми хозяйственными операциями. А контролеры отчитываются только перед руководителем.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как определить причину выявленных недостатков?

Ответ: Причину можно вносить в журнал на основании объяснительной записки лица, ответственного за проверяемый объект. Эта записка также служит для вынесения дисциплинарного взыскания в зависимости от тяжести выявленного нарушения.

Особенности внутреннего финансового контроля в бюджетном учреждении

Автор: Орлова О. Е., эксперт журнала

В системе финансового управления БУ внутренний финансовый контроль учреждения (далее – ВФК) выполняет сквозную роль. Пронизывая все управленческие процессы, контроль гарантирует оптимальное использование ресурсов, выявляет слабые стороны деятельности, способствует устойчивости БУ в быстро меняющихся внешних условиях. В статье расскажем, каким смыслом наполнен ВФК в сфере госсектора, в каких формах и какими способами он проводится, что является первостепенным объектом контроля при риск-ориентированном подходе.

Итоги

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля ведется специально назначенными лицами на регулярной основе. Форма его рекомендована Минфином России.

Приложение. Регистр (журнал) внутреннего финансового контроля (рекомендуемый образец)

Приложение
к Порядку составления, ведения,
учета и хранения регистров (журналов)
внутреннего финансового контроля

Наименование операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры)

Должностное лицо, ответственное за выполнение операции 2

Должностное лицо, осуществляющее контрольное действие 3

Характеристики контрольного действия 4

Результаты контрольного действия (выявленные недостатки и нарушения) 5

Сведения о причинах возникновения недостатков (нарушений) 6

Предлагаемые меры по устранению недостатков (нарушений), причин их возникновения 7

Отметка об устранении 8

(наименование внутренней бюджетной процедуры)

(наименование внутренней бюджетной процедуры)

(наименование внутренней бюджетной процедуры)

1 В графе 1 указывается дата проведения контрольного действия.

2 В графе 3 указываются данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции, включающие фамилию, инициалы и наименование замещаемой им должности.

3 В графе 4 указываются данные о должностном лице, выполняющем контрольные действия, включающие фамилию, инициалы и наименование замещаемой им должности.

4 В графе 5 указываются метод контроля и наименование контрольного действия (например, сверка данных бюджетной заявки с данными первичных документов, на основании которых сформирована бюджетная заявка, методом контроля по подчиненности).

5 В графе 6 указываются результаты контрольного действия — выявленные недостатки и нарушения.

6 В графе 7 указываются сведения о причинах возникновения недостатков (нарушений).

Видео (кликните для воспроизведения).

7 В графе 8 указываются предлагаемые меры по устранению недостатков (нарушений), причин их возникновения.

8 В графе 9 ставится отметка после устранения выявленных недостатков (нарушений).

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля

Документ, учитывающий результаты финансового контроля и аудита внутри экономического субъекта хозяйствования представлен в виде журнала. Законодательно утверждена обязанность проведения финансового контроля. Исполнение такой обязанности сопровождается с определенными сложностями по процессу организации и проведению финансового контроля. Проведение контролирующих мероприятий, направленных на выявление ошибок в ходе расходования финансовых ресурсов, и его результаты должны быть зафиксированы, для чего и существует определенная форма по регистрации в виде журнала учета.

Рассмотрим, что представляет этот журнал и порядок его заполнения.

Составить план мероприятий

После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:

  • денежные средства и бланки строгой отчетности;
  • банковские операции;
  • дебиторская и кредиторская задолженности;
  • фонд оплаты труда (в том числе премиальные выплаты, материальная помощь, компенсации);
  • товарно-материальные ценности (в том числе ГСМ, запчасти, основные средства и пр.);
  • бухгалтерский учет и отчетность.

По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.

Организация внутреннего финансового контроля.

Создание полноценной системы ВФК в БУ предусматривает следующие действия:

распределение полномочий по ВФК между органами управления, подразделениями и сотрудниками, в том числе оценка целесообразности формирования службы ВФК;

принятие локальных актов по ВФК;

разработка контрольных мероприятий и форм отчетности по ВФК;

доведение до сведения заинтересованных сторон информации об уровне ВФК БУ путем отражения необходимых данных в пояснительной записке к балансу учреждения.

В число локальных актов по ВФК рекомендуется включить:

положение о ВФК, фиксирующее его цели и задачи, порядок организации ВФК, его кадровое обеспечение;

положение о службе ВФК с указанием прав и обязанностей ее сотрудников, обязанностей сотрудников БУ по взаимодействию с сотрудниками службы ВФК;

приложения к положению по ВФК (положение по управлению рисками, включая систему лимитов; план действий в чрезвычайных ситуациях);

посвященный ВФК раздел учетной политики.

В мероприятия по организации текущей работы в рамках ВФК входят[4]:

подготовка к осуществлению ВФК;

оформление результатов ВФК;

принятие решений по его результатам;

составление отчетности службы ВФК.

В порядке текущей работы службы ВФК руководитель БУ утверждает график и план проверок, программу проверки. Результаты текущей работы должны фиксироваться документально, подтверждая, что ВФК БУ носит регулярный характер. Поэтому даже если он организован в минимально допустимом объеме, в штате учреждения должен быть сотрудник, обязанный следить за полнотой и актуальностью документации.

Нормативное регулирование

Бюджетный кодекс РФ от 31.07.1998 N 145-ФЗ регулирует расходование бюджетных средств
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет необходимость проведение финансового контроля
Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н утверждает план счетов для бюджетных организаций
Приказ Минфина России от 07.09.2016 N 356 утверждает методические рекомендации по проведению внутреннего финансового контроля
Распоряжения, указания и т.д. государственных структур проведение внутреннего финансового контроля в зависимости от специфики деятельности
Читайте так же:  Ставки земельного налога устанавливаются

Основной порядок ведения журнала контроля

Рекомендации по ведению журнала основывается на Приказе Минфина России от 07.09.2016 N 356, а также сформированной и утвержденной карты контроля и в нем должны быть отражены:

№ графы Отражаемая информация
1 дата контрольного мероприятия
2 наименование операции
3 уникальный код в формате (коды присваиваются положением учреждения о проведении контроля)
4 должностное лицо, ответственное за операцию (ФИО, должность)
5 должностное лицо, ответственное за контроль (ФИО, должность)
6 используемый метод контроля и контрольные действия
7 результаты контроля (недостатки или нарушения)
8 причины возникновения этих недостатков или нарушений
9 предлагаемые меры по устранению этих недостатков или нарушений
10 отметка об устранении этих недостатков или нарушений

Примеры назначения должностных лиц, ответственных за проведение контроля

В каждом учреждении разрабатывается свой порядок по проведению контроля, а также назначаются ответственные лица. Например:

Организация Нормативный акт Назначенные лица
Рособрнадзор Приказ от 17.03.2017 N 355 Начальники (заместители) отделов, организующих и выполняющих внутренние бюджетные процедуры
Управлении делами Президента РФ Приказ от 31.01.2017 N 39 Начальники отделов:

– управления бухгалтерского учета и отчетности

– Главного управления (управления)

Агентство по делам национальностей Республики Тыва Приказ от 21 июня 2020 г. N 79 Директор, заместитель директора и должностные лицами Агентства, связанные с составлением и исполнением регионального бюджета РАН Распоряжение от 11.07.2020 N 10115-754 Президент РАН (уполномоченными вице-президент, заместитель президента и руководители структурных подразделений)

Провести проверку

Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.

Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

На что смотрят в ходе плановой проверки:

  • соответствуют ли бухгалтерский учет и учетная политика требованиям актуального законодательства РФ;
  • насколько корректно отражены факты хозяйственной деятельности в учете;
  • насколько полно и правильно оформлены операции;
  • своевременно ли проводится инвентаризация;
  • насколько полно и достоверно составлена бухгалтерская отчетность.

Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр. Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.

Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка. Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.

Что проверяет ревизионная комиссия:

  • подлинность документов, качество их оформления, отражение первичных форм в бухгалтерском учете;
  • соответствие данных в первичных документах и бухучете;
  • подлинность документов, представленных структурными подразделениями, и их корректное отражение в общем учете;
  • соответствие бухгалтерского учета и отчетности;
  • правомерность хозяйственных операций, соответствие действующему законодательству, государственным нормативным актам и внутренним документам учреждения.

Журнал как форма отражения результатов внутреннего контроля

В процессе проведения внутреннего финансового контроля могут быть выявлены какие-либо недостатки или нарушения, которые должны быть отражены в регистрах внутреннего контроля (журналах) и, соответственно в отчете о результатах контроля.

Рекомендуемая форма журнала отражается в Приказе Минфина России от 07.09.2016 N 356, которую можно дополнить сведениями, которые считаются важными для соответствующей структуры.

Как правило, внутренний контроль проводится в каждом структурном подразделении и для того, чтобы определить сроки и место проведения контроля у журнала должна быть обложка, отражающая место проведения и период, на который заведен журнал. Для этой цели к ведению документации предъявляются такие требования:

  • определение должностных лиц, ответственных за ведение документации
  • непрерывность проведения контроля
  • конфиденциальность отражаемой информации
  • использование рекомендованного порядка и форм
  • последовательность отражения информации в хронологии
  • защита информации

Важно! Затраты на проведение контролирующих мероприятий должны быть сопоставимы с получаемым результатом, то есть выявленные ошибки при их устранении должны иметь положительный экономический эффект.

Формы и способы осуществления ВФК.

ВФК проводится по линии административного и осуществление внутреннего финансового контроля. Административный контроль состоит в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными БУ полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций. Финансовый контроль учреждения состоит в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с нормативными и локальными актами и адекватного отражения этих операций в учете и отчетности.

Административный и финансовый контроль осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке.

Предварительный контроль направлен на предотвращение возможных нарушений и потому проводится до момента совершения финансовых операций. К его мероприятиям относятся формирование планов финансово-хозяйственной деятельности, проверки обоснованности закупок, согласование условий договоров. Кроме службы ВФК в предварительном контроле участвуют плановые, экономические, юридические службы БУ.

Текущий контроль выполняется на стадии совершения операции и призван обеспечить проведение финансовых операций уполномоченными лицами в порядке, установленном локальными актами БУ. Кроме службы ВФК данный контроль осуществляет бухгалтерия БУ.

Читайте так же:  Проверить задолженность по налогам кгд

Последующий контроль производится по результатам финансово-хозяйственной деятельности БУ за определенный период. Этот тип контроля, как правило, является исключительной компетенцией службы ВФК. Формами последующего контроля являются камеральная проверка (по месту работы службы ВФК, а не проверяемого подразделения), выездная проверка (по месту нахождения объекта проверки).

При проведении контрольных мероприятий используются сплошной и выборочный способы. При сплошном способе контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции. При выборочном способе – в отношении отдельных операций и действий.

Контрольные действия делятся на визуальные, автоматические и смешанные. Первые выполняются без использования прикладных программных средств автоматизации, вторые – с использованием таких средств без участия должностных лиц, третьи – с использованием таких средств с участием должностных лиц. Ниже в табличном виде указано, какие контрольные действия могут быть взяты на вооружение службой ВФК и для какой формы контрольного мероприятия они наиболее предпочтительны.

Правовые основы организации внутреннего контроля в БУ.

Внутренний финансовый контроль учреждения представляет собой деятельность БУ, органов его управления, подразделений и сотрудников, призванную обеспечить эффективность и результативность финансово-хозяйственной работы, достоверность финансовой отчетности, соблюдение действующего законодательства и требований регулирующих органов.

Обязательный порядок организации (осуществления) бюджетными учреждениями внутреннего финансового контроля установлен ст. 19 Закона о бухучете[1] и п. 6 Инструкции по применению Единого плана счетов[2]. Сведения о результатах мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля включаются в пояснительную записку к балансу учреждения (п. 56 Инструкции № 33н[3]).

Риски как объект внутреннего финансового контроля.

В конечном итоге вся деятельность в рамках ВФК сводится к управлению рисками, принимаемыми учреждением. Под риском подразумевается вероятность наступления из-за невыполнения обязательных требований событий, влекущих потенциальные негативные последствия различной степени тяжести.

Управление рисками представляет собой комплекс методических, информационно-аналитических, организационных и технологических мероприятий по выявлению, минимизации и предотвращению рисков, оценке эффективности указанных мероприятий, а также по организации работы по непрерывному совершенствованию процедур управления рисками и обновлению информации, на основании которой оцениваются риски.

Система управления рисками включает в себя: 1) идентификацию рисков; 2) анализ рисков; 3) минимизацию рисков; 4) мониторинг.

Изначально система управления рисками появилась в финансовом секторе, который в отличие от прочих областей хозяйства регулярно принимает на себя риски с целью получения вознаграждения. Подобная специфика деятельности интересует банки, страховщиков, инвестиционные фонды не столько в целях исключения, минимизации рисков, сколько в целях управления и измерения этих рисков для установления адекватных цен на свои финансовые продуты (такие как ставки по кредитам, стоимость ценных бумаг, размер страховых премий).

Для государственного сектора понятие риска относительно ново. Риск связан с неопределенностью, а бюджетная деятельность, напротив, является достаточно предсказуемой и высоко регулируемой. Тем не менее, вопрос управления рисками становится ключевым в системе реформирования финансового менеджмента бюджетной сферы России. Основным риском в госсекторе считается бюджетный, под которым понимается возможность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение процедур составления и исполнения бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, в том числе коррупционных проявлений[5].

Основание для проведения контролирующих мероприятий

Закон 402-ФЗ и инструкция 157н определяют обязательное ведение финансового контроля для цели предоставления достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности.

Проведение финансового контроля внутри организации должно быть также основано на внутренних актах организации: Устав, Положение о проведении внутреннего финансового контроля, Приказы (распоряжения) руководителя и т.д.

Разработанные методические рекомендации по проведению финансового контроля носят рекомендательный характер, но необходимы для помощи в администрировании такого контроля и приведение контроля в единообразную форму. При этом важную роль в проведении внутреннего контроля отводят определенным лицам, которые несут ответственность за его проведение.

Также разработаны рекомендованные формы отчетности по проведенным мониторингам. Одной из важных форм является журнал учета результатов проведенных контролирующих мероприятий.

При выявлении возможных рисков руководство рассматривает степень их важности, вероятность их возникновения и способы управления ими.

Генеральный директор АКГ «Уральский союз» М.В. Ризванова

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Назначение журнала учета результатов внутреннего финансового контроля

Требование об обязательном проведении внутреннего контроля прописано в ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Внутренний финансовый контроль (ВФК) является составным элементом внутреннего контроля на любом предприятии.

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля (далее — журнал) предназначен для отражения итогов контрольных процедур, проведенных в рамках ВФК.

В нем описываются:

  • выявленные нарушения и/или недостатки в системе бухгалтерского учета и отчетности;
  • причины их возникновения;
  • предполагаемые меры по устранению нарушений и недостатков.

Журнал является комплексным документом. В нем не только систематизируются в хронологическом порядке выявленные при ВФК недочеты и нарушения, но и отражаются результаты последующей работы проверяющих — по выявлению и анализу причин нарушений, планированию путей исправления и недопущения в последующем.

Риск-ориентированный подход во внутреннем финансовом контроле.

Внедрение понятия риска в государственное управление сместило акценты и в методах государственного контроля (надзора): на смену традиционному подходу приходит риск-ориентированный[6]. БУ также может использовать модель риск-ориентированного подхода для повышения эффективности собственной службы ВФК.

Риск-ориентированный подход представляет собой метод организации и осуществления ВФК, при котором выбор интенсивности (формы, продолжительности, периодичности) проведения мероприятий по контролю, а также превентивных мероприятий определяется отнесением объекта проверки к определенной категории риска либо определенному классу (категории) опасности.

Читайте так же:  Имущественный вычет сколько

Риск-ориентированный подход во ВФК идентифицирует риски, производит их классификацию, оценку, а также устанавливает влияние этих рисков на конечные цели учреждения. Основные усилия службы ВФК смещаются с задачи выявления уже причиненного вреда и наказания виновных лиц на предотвращение причинения вреда, повышение информированности и компетентности сотрудников БУ. При этом меняется характер проверок: их периодичность и объем зависят исключительно от размеров рисков, что оборачивается усиленным контролем по отношению к потенциальным нарушителям и пониженным (вплоть до отсутствия контроля) – к добросовестным работникам.

Например, риск-ориентированный подход весьма эффективен при управлении учреждением с разветвленной филиальной сетью. Традиционный метод предполагает, что подразделения и филиалы будут проверены друг за другом в порядке очередности. Нерегулярность проверок трудно обосновать в рамках обычной модели контроля, в результате повышенный контроль проявляется уже по факту происшествия (например, авария, кража, санкция от надзорного органа). Риск-ориентированный подход позволяет сформировать критерии частоты и глубины проверки, обнародовать их для нижестоящих инстанций и осуществлять контроль преимущественно по отношению к неблагополучным филиалам, меньше затрагивая образцовые подразделения и не вызывая при этом обвинений в предвзятости.

При составлении плана проверки филиалов (подразделений) в качестве потенциальных угроз могут выступать размер финансовых потоков, численность персонала, парк оборудования, степень опасности оборудования, число происшествий за предыдущий период и пр. В число превентивных мер могут быть включены надлежащий профессионализм персонала, высокий уровень техники безопасности, наличие страховки, малая изношенность оборудования. Пересечение угроз и предупредительных мер отразит уровень риска каждого филиала. Так, если у учреждения есть крупный филиал с низким качеством менеджмента, то он будет включен в зону особого контроля, а маленький благополучный филиал – в зону низкого контроля.

В зависимости от того, в одной или разных системах находятся субъект и объект, контроль подразделяют на внешний и внутренний. При внешнем контроле, то есть проведении контрольных мероприятий со стороны органов государственной власти, учреждение является объектом проверки. При организации ВФК учреждение выступает субъектом. Руководителей БУ интересуют оба варианта, поскольку желательно, чтобы система ВФК способствовала успешному прохождению проверок, проводимых вышестоящими органами. Внешние контролеры обращают пристальное внимание на организацию ВФК проверяемого учреждения. Если уровень контроля оценивается ими как высокий, это (особенно в условиях риск-ориентированного подхода) проявляется в

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Единый план счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[3] Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

[4] Мероприятия приведены на основании Стандарта внутреннего контроля Федерального казначейства, утв. Приказом Федерального казначейства от 16.12.2016 № 475.

[5] Пункт 6 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового аудита, утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2016 № 822.

[6] Статья 8.1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; Постановление Правительства РФ от 17.08.2016 № 806 «О применении риск-ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»; законопроект № 332053-7 «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».

Журнал внутреннего финансового контроля — образец заполнения

Оформить результаты

Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения. В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии. Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.

А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.

В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:

  • согласованная с руководителем программа проверки;
  • состояние участков бухгалтерского учета и отчетности (нефинансовых активов, безналичиных и наличных денежных средств, расчетов по авансам и пр.);
  • использованные приемы и методы сбора и анализа информации;
  • данные о соответствии финансово-хозяйственной деятельности учреждения требованиям текущего законодательства РФ;
  • выводы о проведении контроля, перечень выявленных нарушений;
  • перечень мер для устранения нарушений с указанием сроков и ответственных сотрудников, а также рекомендации, как не допускать подобных ошибок в будущем.

Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.

Видео (кликните для воспроизведения).

Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.

Источники

Пример заполнения результатов внутреннего финансового контроля
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here